Jaarverslag 2017

Onderlinge Waarborgmaatschappij Centramed B.A.

Risk management

In lijn met haar missie, visie en doelstelling beheerst Centramed haar risico’s door middel van een integraal risicomanagementsysteem. De basis van dit systeem wordt gevormd door de risicobereidheid.


Risicomanagementsysteem


De omgeving waarin Centramed opereert verandert snel. Dit betekent dat de organisatie zich continu moet aanpassen. Hierdoor veranderen de risico’s waaraan Centramed is blootgesteld doorlopend. Het risicomanagementsysteem zorgt ervoor dat risico’s continu worden geïdentificeerd, gekwantificeerd, gemanaged en gerapporteerd.


Identificeren

Risico’s kunnen op meerder manieren geïdentificeerd worden. Een gericht risk assessment is hiervoor een belangrijk hulpmiddel. In 2017 heeft Centramed de risicomatrix herzien. Daarnaast kunnen risico’s zich openbaren door incidenten. In 2017 is het incidentenbeleid aangepast en is het registreren van incidenten en het opvolgen van vervolgacties verbeterd. Tot slot brengen gerichte onderzoeken van interne en externe audits de risico’s beter in kaart.


Kwantificeren

Wanneer de risico’s in kaart zijn gebracht worden deze gekwantificeerd. Veelal gebeurt dit door een schatting te maken van de kans dat een risico zich voordoet en de gevolgen voor de organisatie wanneer het risico zich voordoet (impact). Bij de herziening van de risicomatrix hebben meerdere disciplines met verschillende aandachtsgebieden hun input hiervoor gegeven, waardoor een integraal beeld ontstaat van de bruto risico’s: hoe groot is het risico wanneer er geen beheersmaatregelen zijn ingevoerd?


Managen

De risicobereidheid van de organisatie bepaalt welke actie moet worden ondernomen. De mogelijke acties zijn: beheersmaatregelen invoeren of aanscherpen, risico accepteren, overdragen (herverzekeren) of vermijden. Welke actie wordt gekozen wordt per situatie ingeschat. Uiteindelijk dient het netto risico na de actie binnen de risicoacceptatie van Centramed te vallen.


Rapporteren

De directie en de Raad van Commissarissen worden per kwartaal  geïnformeerd over de stand van zaken, zodat zij zich een goed beeld kunnen vormen over de risico’s. Het betreft informatie over incidenten, risico self assessments, testen van beheersmaatregelen, voortgang jaarplannen etc. Op grond hiervan kunnen zij hun risico bereidheid handhaven of veranderen.


Risicomanagementfunctie


In 2017 heeft Centramed de risicomanagementfunctie permanent ingericht door een risicomanager voltijd in dienst te nemen. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het vernieuwde Charter Risicomanagementfunctie. De risicomanager is ervoor verantwoordelijk dat bovenstaande cyclus permanent wordt doorlopen. Opererend in de tweede lijn controleert en adviseert de risicomanager de eerste lijn. Om een vloeiende samenwerking te bewerkstelligen tussen de eerste en tweede lijn is in 2016 de risicocommissie in het leven geroepen. Hierin vindt de informatie-uitwisseling tussen de twee beheersingslinies plaats. Onderwerpen die hier worden besproken zijn bijvoorbeeld de risicomatrix, externe aanbevelingen, actielijsten en opvolging. Ook worden hier beleidsstukken en procedures besproken en worden adviezen aan de directie voorbereid.


De risicomanager helpt de eerste lijn bij het vastleggen van de processen. Zo worden risico’s die aan het proces verbonden zijn direct  geregistreerd. Daarna worden beheersmaatregelen in het proces besproken die die de risico’s kunnen verkleinen. Procesbeschrijvingen, een risicomatrix en beheersmaatregelen zijn vaste onderdelen van het interne controle raamwerk bij Centramed. 


Risicobereidheid


De risico’s uit hoofde van medische aansprakelijkheid vormen naast schadebehandeling en -preventie onderdeel uit van het kernbedrijf. Er is geen winstoogmerk of rendementsdoelstelling naar externe stakeholders toe zoals aandeelhouders. Als onderlinge waarborgmaatschappij zoekt Centramed dan ook geen toegang tot de kapitaalmarkt voor onze financiering. Ook het resultaat komt volledig ten gunste van de leden.


Centramed wil vooral duurzaam voor haar ledenorganisatie de risico’s delen en betaalbaar houden. Dit wil zij vooral op een duurzame manier doen. Naast een degelijke solvabiliteit om eventuele tegenslagen op te vangen, kunnen de risico’s tot op zekere hoogte beperkt worden door een deel van de risico’s te herverzekeren. Centramed gaat niet actief risico’s buiten haar verzekeringsverplichtingen aan. Zo worden de ontvangen premiegelden voor de relatief langlopende verzekeringsverplichtingen (‘long tail’) prudent belegd, gericht op behoud van kapitaal. Daarnaast wil Centramed zodanig liquide zijn dat er geen vertraging kan ontstaan in de betaling van gelden aan patiënten c.q. cliënten.


Centramed wil doorlopend aan de wettelijke verplichtingen voor solvabiliteit voldoen. Om dit zeker te stellen zal zij hiervoor altijd een veiligheidsmarge in haar solvabiliteit aanhouden. Als relatief kleine mono-line verzekeraar (een verzekeraar met een beperkte diversiteit aan producten) heeft Centramed te maken met een inherente volatiliteit in haar schadelast. Daarnaast is er significante onzekerheid vanuit een veranderende maatschappelijke omgeving door nieuwe wet- en regelgeving en wijzigende gedragspatronen ten aanzien van medische aansprakelijkheid. De genoemde volatiliteit en onzekerheid vormen een belangrijke reden voor een veiligheidsmarge om frequente onderschrijding van de wettelijke eis te voorkomen. 


Centramed ziet als onderlinge verzekeraar de noodzaak om de stabiliteit van de ledenorganisatie duurzaam te borgen. De veiligheidsmarge in het kapitaal is naast het opvangen van volatiliteit en onzekerheid en het beperken van kosten voor toezicht- en controlevereisten daarom ook bedoeld om de solidariteit te handhaven. 


Gezien het belang van de veiligheidsmarge in het mede bewerkstelligen van meerdere doeleinden (opvangen volatiliteit en onzekerheid, handhaven solidariteit, beperking kosten) moet deze marge redelijkerwijs meer dan één schok kunnen opvangen. Er is daarom voor gekozen dat de veiligheidsmarge in de solvabiliteit minimaal twee significante schokken moet kunnen opvangen boven het wettelijk vereist kapitaal. Daarmee is enige rekenschap gegeven voor de afnemende kans dat alle risico’s tegelijkertijd optreden, of in dezelfde mate. De afgelopen jaren hebben evenwel laten zien dat het gelijktijdig optreden van significante risico’s plausibel is. 


Risico categorieën

Voor de classificatie van de risico’s heeft Centramed aansluiting gezocht bij de risicocategorieën uit de Richtlijn Solvabiliteit II, te weten:

 

In de risicomatrix komen deze categorieën letterlijk terug. Centramed benadert de risico’s op een integrale manier (Enterprise Risk Management). Dit  betekent dat financiële- en niet-financiële risico’s in zijn totaliteit worden gemonitord en afgezet tegen de risico bereidheid.


Inzicht in de mogelijke impact van deze risico’s is van groot belang. In het kader van risicobeheersing zijn in 2017 de risico’s opnieuw geïnventariseerd en gekwantificeerd door de risicocommissie en de directie. De resultaten zijn gerangschikt zodat er een overzicht is welke risico’s voor Centramed het grootst zijn, zowel vanuit een bruto als netto perspectief.


Daarnaast vindt periodiek een self assessment plaats op de solvabiliteit van Centramed, de zogenaamde Own Risk & Solvency Assessment (ORSA). De ORSA omvat scenario’s die Centramed als onderlinge waarborgmaatschappij kunnen overkomen en die haar solvabiliteit materieel kunnen beïnvloeden. De scenario’s zijn geselecteerd aan de hand van de hierboven beschreven gerangschikte risico’s. Scenario’s voor de grootste risico’s zijn doorgerekend en de impact op de solvabiliteit is bepaald. Voor 2017 waren dit:


Niet-financiële risico’s:


Strategisch risico:

De omvang van de schadelast is afhankelijk van ontwikkelingen in de individuele dossiers en van trends en ontwikkelingen die invloed hebben op het aantal en de omvang van schades.  Naast veranderingen in wetgeving en jurisprudentie, zijn er sociaal-demografische, technologische en macro-economische ontwikkelingen en veranderende ethische normen. Centramed heeft weinig invloed op deze trends en ontwikkelingen, maar volgt de ontwikkelingen nauwgezet om tijdig de dossiervoorziening aan te kunnen passen. Verder nemen wij deel aan branche- en belangenorganisaties (zoals het Verbond van Verzekeraars en De Letselschade Raad) om proactief veranderingen te managen.


Operationeel risico:

Eén van de operationele risico's is de aanwezigheid van voldoende gekwalificeerde medewerkers en voldoende back-up mogelijkheden. Het is beleid om specialistische kennis binnen de organisatie te hebben en te houden. Dat geldt bijvoorbeeld voor onze schadebehandelaren en medewerkers in de buitendienst. In dit kader werkt Centramed ook met een kennismanager.  


IT-risico:

Centramed heeft een relatief eenvoudige IT-organisatie. Het beheer hiervan is uitbesteed aan de externe partij. Daarnaast gebruikt Centramed het systeem RiskConsole van de leverancier Ventiv om de schadebehandeling te registreren. Centramed heeft een IT-manager die zorgt voor de communicatie met de genoemde leveranciers en die verantwoordelijk is voor het managen van de IT-organisatie en veranderingsprocessen. In 2017 is Centramed het project Digitalisering gestart.  


Financiële risico's:

Het vereiste solvabiliteitskapitaal is eind 2017 gelijk aan €21,7 miljoen. Het tegenpartijrisico wordt zoveel als mogelijk beheerst door spreiding en een juiste rating van herverzekeraars en bankrelaties. Bij de keuze van herverzekeraars wordt daarnaast, in samenwerking met de herverzekeringsmakelaar, gelet op relevante kennis en kredietwaardigheid. Het panel van herverzekeraars is voldoende gespreid. De solvabiliteit van de herverzekeraars wordt periodiek beoordeeld. 


De gewenste rating van herverzekeraars is minimaal gelijk aan A (S&P). Alle herverzekeraars voldoen hieraan. De liquide middelen worden alleen geplaatst bij ING Bank, Rabobank, ABN AMRO. Dit wordt heroverwogen in het kader van de aanpassing van het vermogensbeheer in 2018. In het beleggingsbeleid geldt als rating van tegenpartijen minimaal Aa3 bij Moody's voor de portefeuille tegenover de verplichtingen en minimaal A3 bij Moody's tegenover het eigen vermogen, maar dit wordt herijkt.


Ook bestaat er een tegenpartij-/kredietrisico volgend uit de financiële posities van onze leden. De ontwikkelingen in de zorgmarkt en de financiële status van onze leden worden ook in dit kader gevolgd. 


Verzekeringstechnische risico's: 

Uit de scenario analyses die zijn uitgevoerd voor de jaarlijkse Own Risk and Solvency Assessment (ORSA) volgt dat het risico van grote schades het grootste risico is voor Centramed. Het gaat dan niet alleen om toekomstige grote schades, maar ook de uitloop van oude nog niet afgewikkelde dossiers. Deze verzekeringstechnische risico's zijn inherent aan de nichemarkt "medische aansprakelijkheid" waarin Centramed opereert.


Beheersing van de verzekeringstechnische risico's betekent voor een onderlinge waarborgmaatschappij als Centramed zowel de beheersing via het premie-, voorzieningen- en herverzekeringsbeleid, als het stimuleren van preventie en daarmee het voorkomen en beperken van claims bij de aangesloten leden. 


Premiebeleid en verzekeringssystematiek

Belangrijk onderdeel van de beheersing van de verzekeringstechnische risico's voor ziekenhuizen is het relatief hoge jaar eigen risico, dat gebaseerd is op de schadelast uit het recente verleden. Voordeel van deze systematiek is dat de leden een groot eigen belang houden bij preventie. Verder zijn de benodigde risicopremie (gekoppeld aan het eigen risico) en herverzekeringspremie door het hoge eigen risico lager, waardoor de leden uiteindelijk tegen lagere kosten adequaat zijn verzekerd. Daarentegen kan een sterke stijging in de schadelast ertoe leiden dat de premiestijging achterblijft bij de schadelast. Om beter te kunnen inspelen op trends en ontwikkelingen heeft Centramed in 2016 haar verzekeringssystematiek voor ziekenhuizen aangepast door de introductie van een jaarlijks te bepalen trendfactor.  Voor 2018 is deze factor vastgesteld op 1,45. 

Voor GGZ-instellingen die lid zijn van Centramed is de premie gebaseerd op de exploitatiekosten en een eigen risico per claim. Met het oog op de duidelijke stijging van het aantal claims in 2016 is de schadebehandelingsfee geherintroduceerd. Om de GGZ-leden niet te veel te belasten hebben we daarnaast het eigen risico per dossier iets verlaagd. 


Voorzieningen

Het aanhouden van adequate voorzieningen is essentieel voor Centramed voor de beheersbaarheid van het verzekeringstechnische risico. In dat kader worden dossiervoorzieningen gedetailleerd opgebouwd en frequent geactualiseerd. Daarnaast worden aanvangsvoorzieningen periodiek getoetst aan de hand van maatschappelijke ontwikkelingen.  


De voorziening voor extra schadelast voor al gemelde schades (IBNeR) heeft tot doel om de ontwikkeling van de schadelast van reeds gemelde schades op te vangen. In 2017 is de opbouw van deze voorziening verder verfijnd, waarbij met name expliciete aandacht was voor schades die in potentie kunnen uitgroeien tot grote schaden. Centramed maakt maandelijks de analyse van de positieve en negatieve uitloop van de schadelast. Op die manier  wordt eventuele bijstelling van de voorziening gemanaged.


Herverzekeringen

Doelstelling van het herverzekeringsbeleid is de bescherming van de kapitaalspositie en het resultaat van Centramed. Middels het herverzekeringsbeleid worden de risico's van onze verzekeringsactiviteiten beperkt tot de risicobereidheid van de organisatie zoals beschreven in ons Kapitaalbeleid. Daarmee draagt ons herverzekeringsbeleid bij aan de veiligheidsmarge in het kapitaal, zodat volatiliteit en onzekerheid kunnen worden opgevangen, solidariteit gehandhaafd en kosten worden beperkt. Het huidige herverzekeringsprogramma bestaat uit een 'quota share'-contract en een 'stop loss'-contract, aangevuld met een extra herverzekeringslayer ('stop loss') ter afdekking van het catastroferisico. 


Niet-financiële risico’s:

Strategisch risico, ten aanzien van onder meer: demografische ontwikkelingen, concurrentie, technologische ontwikkelingen, wijzingen in de macro-economische omstandigheden, veranderingen in wetten, regels en ethische normen;

Operationeel risico, waaronder: procesmatige risico’s, datakwaliteit, kennisconcentratie, uitbesteding, fraude, productontwikkelingsrisico etc.

IT-risico, zoals: falende software of systemen en cybercrime.


Strategisch risico:

De omvang van de schadelast is afhankelijk van ontwikkelingen in de individuele dossiers en van trends en ontwikkelingen die invloed hebben op het aantal en de omvang van schades.  Naast veranderingen in wetgeving en jurisprudentie, zijn er sociaal-demografische, technologische en macro-economische ontwikkelingen en veranderende ethische normen. Centramed heeft weinig invloed op deze trends en ontwikkelingen, maar volgt de ontwikkelingen nauwgezet om tijdig de dossiervoorziening aan te kunnen passen. Verder nemen wij deel aan branche- en belangenorganisaties (zoals het Verbond van Verzekeraars en De Letselschade Raad) om proactief veranderingen te managen.


Operationeel risico:

Eén van de operationele risico’s is de aanwezigheid van voldoende gekwalificeerde medewerkers en voldoende back-up mogelijkheden. Het is beleid om specialistische kennis binnen de organisatie te hebben en te houden. Dat geldt bijvoorbeeld voor onze schadebehandelaren en medewerkers in de buitendienst. In dit kader werkt Centramed ook met een kennismanager. 


IT-risico:

Centramed heeft een relatief eenvoudige IT-organisatie. Het beheer hiervan is uitbesteed aan de externe partij. Daarnaast gebruikt Centramed het systeem RiskConsole van de leverancier Ventiv om de schadebehandeling te registreren. Centramed heeft een IT-manager die zorgt voor de communicatie met de genoemde leveranciers en die verantwoordelijk is voor het managen van de IT-organisatie en veranderingsprocessen. In 2017 is Centramed het project Digitalisering gestart.

Preventie

 

De zorginstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid binnen hun instelling, maar wij kunnen onze leden daarbij ondersteunen. Ons preventieprogramma gaat uit van het medisch incident als meest ingrijpende moment in de zorgverlening voor patiënt én zorgverlener. Wij onderscheiden daarbij de fase voorafgaande aan het incident (pré), tijdens het incident (per) en de fase nadat het incident zich gemanifesteerd heeft (post). Wij richten ons daarbij ook nadrukkelijk op de fase vóórdat er sprake is van een claim (de per-incident fase).  Belangrijkste doel is het bevorderen van het risicobewustzijn in de instellingen. Inzicht en (h)erkenning van risicogebieden vermindert de kans op het ontstaan van incidenten. In het kader hiervan hebben wij in 2017 voor circa 50% van onze ziekenhuisleden een CentraWijzer opgesteld met een overzicht van de schadecijfers en een vergelijking met andere vergelijkbare ziekenhuizen. Centramed wil niet alleen spiegel-informatie verstrekken maar ook in gesprek gaan met de instellingen over gesignaleerde risico’s. Deze CentraWijzer lichten wij toe in een preventiebezoek waarna samen met de instelling gezocht wordt naar verklaringen van mogelijk afwijkende schadebeelden. De CentraWijzers worden verder geprofessionaliseerd en meer geautomatiseerd in lijn gebracht met alle andere managementrapportages.

 

Centramed ondersteunt haar leden onder andere door het aanbieden van de GOMA-app (incl. webversie), en informatie over het belang van openheid, de GOMA en de Wkkgz e.d.. Steeds vaker worden wij ook gevraagd om een presentatie te geven voor een medische staf over de schadecijfers, maar ook over onderwerpen als open communiceren over incidenten en dossiervoering en informed consent. Naast het bevorderen van deskundigheid bieden wij als Centramed ook een platform voor het onderling uitwisselen van kennis en ervaringen van onze leden. In 2017 hebben wij diverse bijeenkomsten met en voor de leden georganiseerd, waaronder 6 Centramed Colleges georganiseerd, 2 gebruikersbijeenkomsten over RiskConsole en 2 Roadshows over de Wkkgz. Daarnaast hebben wij bijgedragen aan o.a. een symposium over peer support. Voor 2018 hebben wij ook weer een reeks Centramed Colleges gepland, alsmede een paar masterclasses en Roadshows. 

 

Preventie

De zorginstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid binnen hun instelling, maar wij kunnen onze leden daarbij ondersteunen. Ons preventieprogramma gaat uit van het medisch incident als meest ingrijpende moment in de zorgverlening voor patiënt én zorgverlener. Wij onderscheiden daarbij de fase voorafgaande aan het incident (pré), tijdens het incident (per) en de fase nadat het incident zich gemanifesteerd heeft (post). Wij richten ons daarbij ook nadrukkelijk op de fase vóórdat er sprake is van een claim (de per-incident fase).  Belangrijkste doel is het bevorderen van het risicobewustzijn in de instellingen. Inzicht en (h)erkenning van risicogebieden vermindert de kans op het ontstaan van incidenten. In het kader hiervan hebben wij in 2017 voor circa 50% van onze ziekenhuisleden een CentraWijzer opgesteld met een overzicht van de schadecijfers en een vergelijking met andere vergelijkbare ziekenhuizen. Centramed wil niet alleen spiegel-informatie verstrekken maar ook in gesprek gaan met de instellingen over gesignaleerde risico’s. Deze CentraWijzer lichten wij toe in een preventiebezoek waarna samen met de instelling gezocht wordt naar verklaringen van mogelijk afwijkende schadebeelden. De CentraWijzers worden verder geprofessionaliseerd en meer geautomatiseerd in lijn gebracht met alle andere managementrapportages. 

Centramed ondersteunt haar leden onder andere door het aanbieden van de GOMA-app (incl. webversie), en informatie over het belang van openheid, de GOMA en de Wkkgz e.d.. Steeds vaker worden wij ook gevraagd om een presentatie te geven voor een medische staf over de schadecijfers, maar ook over onderwerpen als open communiceren over incidenten en dossiervoering en informed consent. Naast het bevorderen van deskundigheid bieden wij als Centramed ook een platform voor het onderling uitwisselen van kennis en ervaringen van onze leden. In 2017 hebben wij diverse bijeenkomsten met en voor de leden georganiseerd, waaronder 6 Centramed Colleges georganiseerd, 2 gebruikersbijeenkomsten over RiskConsole en 2 Roadshows over de Wkkgz. Daarnaast hebben wij bijgedragen aan o.a. een symposium over peer support. Voor 2018 hebben wij ook weer een reeks Centramed Colleges gepland, alsmede een paar masterclasses en Roadshows. 

 
Compliance- en integriteitsrisico’s

De hiervoor genoemde risico’s kunnen ook vraagstukken bevatten op het gebied van integriteit. Daarom hanteert Centramed naast bovengenoemde indeling van risico’s ook een indeling naar compliance- en integriteitsrisico’s.

Een van de belangrijkste compliance- en integriteitsrisco’s voor Centramed ligt op het gebied van privacy. De aard van de claims die Centramed behandelt brengt met zich mee dat er bijzondere persoonsgegevens in de dossiers zitten, waaronder medische gegevens. Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming in mei 2018 komt nog meer nadruk op te liggen op het omgaan met vertrouwelijke en bijzondere (persoons)gegevens. In 2017 is daarom het Informatiebeveiligingsbeleid herzien. Uiteraard worden medewerkers continu voorgelicht over het belang van gegevensbescherming.